Future Fish Group

Op het bedrijventerrein in het Brabantse Hilvarenbeek wordt dag in dag uit levendige handel gedreven. Want voor de Future Fish Group – expert in de in- en verkoop van verse en versgevroren vis – staat stilstand gelijk aan achteruitgang. Het is ook om díé reden dat directeur Koen Vermunt tot een overstap naar een geheel nieuwe digitale werkomgeving besloot. En daarmee tevens naar Féju als leading IT-partij. “Als de frikandel bij je huidige frietboer je niet meer smaakt, ga je naar iets beters zoeken”, zo stelt hij nu. “Dus op het gebied van ICT-dienstverlening en -systemen natuurlijk al helemáál. En die verandering is ons meer dan goed bevallen.”

De overstap naar een nieuwe digitale werkomgeving was een welkome, zo blikken directeur Koen, managementassistente Wendy Timmermans en manager operations Pim Legdeur nu terug. Koen: “Onze nieuwe computeromgeving is nu betrouwbaar en stabiel. En als er iets is, hoeven we Féju maar te bellen en er wordt actie ondernomen. Er is bijvoorbeeld nooit sprake van een kop koffie die eerst nog even opgedronken wordt. Dat geeft vertrouwen en maakt dat deze samenwerking ontzettend prettig werkt.”

Oude bekenden in een nieuwe samenwerking

Het Brabantse handelshuis in vis was geen onbekende voor Féju. De twee bedrijven onder de Future Fish-paraplu – Amacore (versgevroren vis) en Open Seas (verse vis) – hebben hun telefonie jaren terug al aan het IT-bedrijf toevertrouwd. “En ook op IT-vlak werkten we in het verleden lange tijd samen”, zo vertelt de ondernemer. “We zijn tussendoor kort weg geweest, maar merkten op een gegeven moment dat we met al onze vragen toch altijd weer even een belletje richting Féju deden. Over de implementatie van logistieke systemen bijvoorbeeld. Of een nieuw scherm in de meeting room”, legt hij uit. “Zelfs toen een andere partij ons iets leverde en wij niets van het ding snapten, hielp Féju ons uit de brand.”

Toen de IT-storingen binnen hun oude systeem vorig jaar augustus uit de klauwen begonnen te lopen, kwam dus het besluit; het bedrijf wilde ook wat dat betreft weer met Féju in zee. “Er was op dat moment sprake van irritatie op irritatie. Het toenmalige systeem klapte er soms wel 5 keer per maand uit”, vertelt Pim. “Dat is voor geen enkel bedrijf lekker werkbaar natuurlijk. Maar Open Seas kan met zijn dagverse producten niet zomaar een uurtje ‘weg’ zijn. Stilvallen betekent immers financiële verliezen leiden.” Het vertrouwen in de toenmalige IT-partij was in die fase zo goed als weg, zo vertelt hij nu. “Door onze eerdere ervaringen en de samenwerking op telefonievlak, was Féju eigenlijk vrijwel meteen in beeld.”

Van inventarisatie tot implementatie

Zo komt het dat IT-consultant Marco van den Brand niet veel later samen met een collega aan het inventariseren slaat. Wat betreft de functies die op dat moment allemaal worden gebruikt en wat de wensen zijn op dat gebied. “Dat resulteerde in een totaalplaatje; een rapport vol met conclusies, oplossingen en de bijbehorende kosten. Na groen licht zijn we met de oude IT-partij om tafel gegaan voor een overdracht, en troffen we concrete voorbereidingen voor de overstap.”

Die overstap zelf? Dat werd een complete migratie naar Office 365, inclusief de inrichting van nieuwe laptops voor het bijna 40 werknemers tellende bedrijf. “Intensief, maar met een mooi resultaat”, zo stelt de IT’er nu. Diegenen op de werkvloer hebben overigens weinig van alle ijver meegekregen; zij sloten op vrijdagmiddag hun oude laptop af en gingen op maandag op hun nieuwe exemplaar verder waar ze gebleven waren. Pim: “In tegenstelling tot de overstap naar onze vorige partij ging dit ontzettend soepel. En omdat we van tevoren samen hadden getest en precies wisten wat er ging gebeuren, was er ditmaal geen stress bij voor ons.”

Nazorg en verder contact

Het nieuwe, lokale systeem is op dit moment al enkele maanden naar tevredenheid in gebruik. “Bij iedere IT-partij is het verhaal vooraf natuurlijk mooi. Iedereen kan alles en belooft een hoop. In ons geval is het alleen niet snel goed, omdat we met gevoelige materie werken en ons geen vertragingen veroorloven kunnen. Maar wij zijn erg blij”, zo stelt Koen. Wendy vult, al wijzend op een flink boekwerk, aan: “Alles wat in dit vooraf opgestelde rapport stond, is uitgekomen. En ieder actiepunt opgepakt. Perfect dus!”

De fase van nazorg is inmiddels ook afgerond. “We hebben de gebruikers eerst aan de nieuwe omgeving laten wennen, en zijn een week later weer op locatie langsgegaan”, legt Feju’er Marco uit. “Je moet een systeem immers eerst een tijdje gebruiken, wil je echt wat aan zo’n bijeenkomst hebben.” Marco of zijn collega komt nu standaard iedere twee maanden op locatie langs. “En voor de rest zijn we natuurlijk altijd bereikbaar voor vragen. Bij een probleem kunnen we zo nodig remote meekijken of we rijden even naar ze toe. Daar zijn we partners voor!”

Vervolg samenwerking

Nu de migratie goed en wel achter de rug is, is het overigens niet alleen het tweemaandelijkse consultantbezoek waar de partijen elkaar nog treffen. Ook op andere manieren wordt actief aan een nóg betere omgeving gewerkt. “Microsoft zelf draait wel; daar hebben we weinig onderhoud aan. Maar op het gebied van security moeten we bijvoorbeeld ook bijblijven. Zo vragen we intern veel aandacht voor de gevaren en kenmerken van hacking en phishing. Féju neemt zo nu en dan de proef voor ons op de som. Door mailtjes te sturen en te kijken hoe onze medewerkers reageren”, aldus Pim. Wendy vult aan: “Gelukkig blijken ze vrij alert. Ik krijg geregeld berichten doorgestuurd met de vraag of ik er even naar wil kijken. Mede door de Féju-mails houden we ze scherp.”

Ook wordt Féju zo nu en dan ingevlogen voor een workshop. Marco: “Wij zetten in op innovatie. De vroegere Whatsapp-groepen die Future Fish voor interne overleggen had ingericht, hebben dus plaatsgemaakt voor varianten via Teams. Omdat ze nu op Office 365 draaien, was dat een makkelijke optelsom. Teams is immers het medium bij uitstek voor dergelijke besprekingen. Wij praten de nieuwe gebruikers tijdens zo’n workshop bij over hoe je die omgeving goed en efficiënt benutten kunt. Zo halen ze er dus echt álles uit.” Al met al is de IT-consultant blij dat hij zo nu en dan nog op het Brabantse industrieterrein te vinden is, zo bevestigt hij. “Een fijne club mensen die voor maximaal resultaat gaat. En eerlijk is eerlijk: ook de lunch met verse vis zou ik missen.” Wat volgt zijn een zucht en een gulle lach. “Want tja, ik ben op die dagen natuurlijk wel verplicht om mee te eten…”