De voordelen van Teams chat

Microsoft Teams wordt vooral gebruikt voor video conference. Toch kun je er veel meer mee; daarop wijzen wij steeds meer bedrijven. Bij Féju zetten wij bijvoorbeeld de chatfunctie van Teams intensief in als intern communicatiekanaal. En steeds vaker ook extern. We leggen je graag uit waarom.

De chatfunctie van Teams is een goede vervanger voor e-mail. Van een overvolle mailbox wordt niemand gelukkig. Bij bedrijven wordt vaak ‘reply to all’ gedaan – zeker intern – terwijl de betreffende mail voor lang niet iedereen relevant is. Wanneer wij bijvoorbeeld een mail sturen naar de groep ‘Féju Intern’ worden er 40 mails gestuurd. Als iemand dan een reply to all stuurt, zijn dat al 80 mails. Enzovoort. Voor elk van die e-mails moet iemand de keuze maken wat hiermee te doen: lezen, verwijderen, archiveren, beantwoorden of… vergeten.

Ga maar eens na: hoeveel interne mails worden er in jouw bedrijf per dag gestuurd? En hoeveel tijd wordt daaraan ‘verspild’?

De nadelen van e-mail

Stel je voor: je komt terug van vakantie en ziet in je mailbox 200 nieuwe e-mails. Hoe weet jij dan welke mail het meest urgent is? Hoe weet je welke mails je als eerste moet lezen en welke niet meer relevant zijn? Klant mails met aanvragen verdwijnen hierdoor tussen de interne mails die misschien niet zo belangrijk zijn. Daarom is het sowieso goed om interne berichten te scheiden van externe.

Sneller en directer communiceren met Teams

Sinds we bij Féju de interne mails hebben vervangen door chat berichten in Teams, hebben we 40% minder mailverkeer. Bovendien chatten we per project: overzichtelijk én je hebt zo al een eerste filter, op basis waarvan je de urgentie kunt inschatten. Ook kun je zien wie beschikbaar is; je stuurt dus geen berichten aan mensen die met vakantie zijn. Je ziet in één oogopslag het hele chat gesprek (zoals bij bijvoorbeeld WhatsApp) en daarmee is het veel overzichtelijker dan e-mail. Kortom: we communiceren sneller en directer.

Teams chat: veel voordelen

Zo zijn er nog veel meer voordelen. Naast berichten kun je namelijk ook eenvoudig documenten delen. Deze documenten blijven op één plek staan en je werkt samen in hetzelfde document. Geen rondzwervende documenten met allemaal verschillende versies dus. Met één druk op de knop geef je jezelf een taak of stel je een reminder in. En je kunt Microsoft Teams natuurlijk koppelen met je Outlook mail en je projectplanning. Dan heb je niet veel andere programma’s meer nodig om effectief je werk te kunnen uitvoeren.

Workshop Microsoft Teams

Wil jij Teams ook breder gaan inzetten? De beste manier om hiermee te starten, is door te weten wat er allemaal mogelijk is. In een korte maar efficiënte workshop vertelt ICT-consultant Maarten van Esch je over de mogelijkheden, de voordelen én hij laat meteen zien hoe je Teams gebruikt. Na zijn workshop kunnen de gebruikers in jouw organisatie er direct mee aan de slag! Wil je meer weten? Bel dan even naar 013 511 50 88.

Meer weten over hoe wij Teams Chat gebruiken? Lees dan Thuiswerken: een snel en efficiënt werkproces inrichten.