De voordelen van Teams chat

Microsoft Teams wordt vooral gebruikt voor video conference. Toch kun je er veel meer mee; daarop wijzen wij steeds meer bedrijven. Bij Féju zetten wij bijvoorbeeld de chatfunctie van Teams intensief in als intern communicatiekanaal. En steeds vaker ook extern. We leggen je graag uit waarom.

De chatfunctie van Teams is een goede vervanger voor e-mail. Van een overvolle mailbox wordt niemand gelukkig. Bij bedrijven wordt vaak ‘reply to all’ gedaan – zeker intern – terwijl de betreffende mail voor lang niet iedereen relevant is. Wanneer wij bijvoorbeeld een mail sturen naar de groep ‘Féju Intern’ worden er 40 mails gestuurd. Als iemand dan een reply to all stuurt, zijn dat al 80 mails. Enzovoort. Voor elk van die e-mails moet iemand de keuze maken wat hiermee te doen: lezen, verwijderen, archiveren, beantwoorden of… vergeten.

Ga maar eens na: hoeveel interne mails worden er in jouw bedrijf per dag gestuurd? En hoeveel tijd wordt daaraan ‘verspild’?

De nadelen van e-mail

Stel je voor: je komt terug van vakantie en ziet in je mailbox 200 nieuwe e-mails. Hoe weet jij dan welke mail het meest urgent is? Hoe weet je welke mails je als eerste moet lezen en welke niet meer relevant zijn? Klant mails met aanvragen verdwijnen hierdoor tussen de interne mails die misschien niet zo belangrijk zijn. Daarom is het sowieso goed om interne berichten te scheiden van externe.

Sneller en directer communiceren met Teams

Sinds we bij Féju de interne mails hebben vervangen door chat berichten in Teams, hebben we 40% minder mailverkeer. Bovendien chatten we per project: overzichtelijk én je hebt zo al een eerste filter, op basis waarvan je de urgentie kunt inschatten. Ook kun je zien wie beschikbaar is; je stuurt dus geen berichten aan mensen die met vakantie zijn. Je ziet in één oogopslag het hele chat gesprek (zoals bij bijvoorbeeld WhatsApp) en daarmee is het veel overzichtelijker dan e-mail. Kortom: we communiceren sneller en directer.

Teams chat: veel voordelen

Zo zijn er nog veel meer voordelen. Naast berichten kun je namelijk ook eenvoudig documenten delen. Deze documenten blijven op één plek staan en je werkt samen in hetzelfde document. Geen rondzwervende documenten met allemaal verschillende versies dus. Met één druk op de knop geef je jezelf een taak of stel je een reminder in. En je kunt Microsoft Teams natuurlijk koppelen met je Outlook mail en je projectplanning. Dan heb je niet veel andere programma’s meer nodig om effectief je werk te kunnen uitvoeren.

Workshop Microsoft Teams

Wil jij Teams ook breder gaan inzetten? De beste manier om hiermee te starten, is door te weten wat er allemaal mogelijk is. In een korte maar efficiënte workshop vertelt ICT-consultant Maarten van Esch je over de mogelijkheden, de voordelen én hij laat meteen zien hoe je Teams gebruikt. Na zijn workshop kunnen de gebruikers in jouw organisatie er direct mee aan de slag! Wil je meer weten? Bel dan even naar 013 511 50 88.

 

Meer weten over hoe wij Teams Chat gebruiken? Lees dan Thuiswerken: een snel en efficiënt werkproces inrichten.

Welkom Rob van Nunen

Het team van Féju is weer uitgebreid: Rob van Nunen is begonnen op 1 mei. Hij is al 18 jaar ICT’er, met veel ervaring in de farmaceutische industrie. Hieronder vertelt hij meer over zichzelf.

“Hoi, ik ben Rob. Vanaf 1 mei ga ik mijn best doen om het team van ICT Consultants te versterken. Maar ik zal eerst op de supportafdeling gaan helpen om zo de producten en klanten van Féju te leren kennen.

Maar wie gaat er nu eigenlijk beginnen op 1 mei? Ik ben dus Rob van Nunen, 36 jaar oud en woonachtig in Hoeven. Ben in 2016 getrouwd met Marcha en wij hebben vorig jaar een dochter gekregen.

Mijn hobby’s zijn fitnessen, wandelen met de hond, klussen in en rond het huis of bij vrienden of familie, en voetbal kijken.

Ik ben al zo’n 18 jaar werkzaam in de ICT. Hierbij vind ik de uitdaging die er iedere dag weer is ontzettend leuk. Uiteraard ook de afwisseling en de persoonlijke contacten met de klant. Bij Féju verwacht ik weer uitdaging in mijn werk te kunnen vinden. Ik kijk ernaar uit om bij te dragen aan een tevreden en gelukkige klant.

Ik verwacht dat ik me hier ook verder kan ontwikkelen in de ICT en daardoor een nog betere ICT’er ga worden.”

 

Nogmaals welkom in ons team Rob en veel plezier bij de Féju ICT Groep!

Bekijk hier het Féju team.

Welkom Maarten van den Broek

We hebben weer een nieuwe collega! Maarten van den Broek is op 1 april begonnen als Junior Supportdesk medewerker bij de Féju ICT Groep. Tijd voor een kennismaking!

Hoi! Ik ben Maarten van den Broek, 22 jaar. Ik woon samen met twee vrienden van mij en onze kat Pablo, in Oisterwijk.

Waarom wilde je graag bij Féju werken?

Ik kom net vers van mijn studie af en denk dat Féju mij een mooie instap in de ICT kan bieden. Féju sprak mij aan om verschillende redenen; van de plethora aan werkzaamheden die ze verrichten, tot de fijne sfeer die binnen het bedrijf hangt. Al met al een zeer positieve en uitdagende werkomgeving.

Wat doe je allemaal als Junior Supportdesk medewerker?

Als Junior Supportdesk medewerker hoop ik met passende, goede en snelle oplossingen te komen voor onze klanten. En ondertussen mezelf verder te ontwikkelen qua kennis en know-how op het gebied van ICT.

Wat vind je het leukst aan dit werk?

Toch wel de variatie en het klantcontact. Of het nou gaat om een printer die niet werkt, of een groter probleem, het is fijn om te zien dat een klant blij is dat ze weer verder kunnen.

Wat doe je in je vrije tijd?

Ik ben een absolute autofanaat en sta regelmatig met mijn vrienden te sleutelen aan onze wagens. Daarnaast hou ik ook van gamen; ik ben altijd wel in voor een potje racen in bijvoorbeeld Assetto Corsa of iRacing.

Ook ben ik regelmatig te vinden op een aantal festivals, waar ik jaarlijks met mijn vrienden heen ga.

Nogmaals welkom in ons team Maarten en veel plezier bij de Féju ICT Groep!

Bekijk hier het Féju team.

Sponsorcontract Joris van Gool verlengd

Joris van Gool gaat samen met Féju op weg naar de Olympische Spelen Parijs 2024! Vorige week heeft Albert het sponsorcontract van Joris verlengd. Op de website van Joris is het volgende dubbelinterview te lezen:

“Wat vervoer betreft hoef ik me voorlopig geen zorgen meer te maken, mijn mobiliteit is voor drie jaar gewaarborgd”, vertelt Joris van Gool. Albert Jakobsen van Féju ICT Groep neemt wederom deze zorg bij Joris weg, net als voorgaande jaren. Op de vraag waarom Féju Joris sponsort, is Albert heel duidelijk: “Ondernemen is topsport. Alles moet kloppen en alles moet optimaal zijn om tot het beste resultaat te komen. Voor Joris geldt precies hetzelfde. Hierin vinden wij elkaar. Met deze gemeenschappelijke visie vind ik het alleen maar mooi dat ik Joris kan helpen en kan ontzorgen. Joris kan zich nu volledig toeleggen op zijn weg naar Parijs.”

Upgrade auto

De auto waarin Joris reed, moest helemaal gestript worden. “Je kunt natuurlijk niet rond blijven rijden in een auto met de verwijzing naar Tokyo”, aldus Albert. Er werd een nieuw ontwerp gemaakt. De voorzijde is nu zwart. Aan de zijkanten prijst een foto met daarop Joris die de driekleur vasthoudt. In een zwarte cirkel staat Parijs 2024. In het klein staan zowel de Franse als Nederlandse vlag. “Het lijkt of ik nu in een compleet nieuwe auto ga rijden. De auto oogt veel sneller en sportiever, dit past helemaal bij mij”, lacht Joris.

Toekomst

Met het wegvallen van de A-status is Joris helemaal afhankelijk geworden van sponsoren zoals Féju. “Doordat ik de auto kan blijven rijden, kan ik in ieder geval overal komen. Dat is voor een atleet niet geheel onbelangrijk.” Samen met Féju wordt nu gekeken of de samenwerking verder uitgebreid kan worden. Albert legt uit: “Wij willen kijken wat voor Joris nodig is om hem verder te ondersteunen. De eerste stap, het beschikbaar stellen van de auto, is nu gezet. Binnenkort zal duidelijk worden of wij nog meer voor Joris kunnen betekenen.”

Welkom Rob Janssen

We hebben een nieuwe collega ICT consultant sinds 1 augustus. Zijn naam is Rob Janssen, hij is 37 en woont met zijn vrouw en twee kinderen in Breda. Alvast even kennismaken met Rob? Hieronder vertelt hij meer over zichzelf. (meer…)

100 dagen werken bij Féju

Gregory Otten begon op 1 maart bij Féju als ICT consultant. Op dinsdag 8 juni is het dus zijn 100ste werkdag. Een mooi moment voor een terugblik. En voor de vraag: Hoe is het om te werken bij Féju?

Gregory is 29 en woont in Oud-Gastel. “Ik was ICT consultant bij een concullega bedrijf en deed hetzelfde werk als hier. Ik hoefde daar niet weg. Maar een overstap naar Féju leek me een mooie kans. Bovendien zou ik een mooiere auto krijgen en meer salaris, dan is de keuze zo gemaakt. Tja, zo is het gewoon”, lacht hij.

“En ik kende Féju al een beetje. Bij één van mijn vorige werkgevers werd de telecom gedaan door Féju en kwam Henri Biemans regelmatig langs. Hij was altijd enthousiast en altijd vrolijk. Hij had duidelijk plezier in zijn werk. En zaken waren altijd goed geregeld. Dus mijn beeld van Féju was al positief. Mijn sollicitatie ging grotendeels via WhatsApp. Ik voelde meteen een klik.”

Hoe heb je je eerste 100 dagen ervaren?

Geweldig. Ja, ik kan het niet anders omschrijven. Ik ben rustig aan begonnen. Rustiger dan verwacht eigenlijk. Ik kreeg uitgebreid uitleg over de systemen en over hoe ze verwachten dat je gaat werken. En ook de tijd om alles in me op te nemen. De eerste week was alleen rustig kennismaken, ook met collega’s. Het voelde meteen heel fijn.

In week 2 mocht ik mee met collega’s naar klanten. Ze communiceerden naar de klant dat ik kosteloos mee kwam. Ik werd daar voorgesteld en de collega liet zien hoe ze daar werken en hoe ik het moest gaan doen. Daar werd ruim tijd voor ingecalculeerd, zodat het voor mij allemaal heel duidelijk was. Daarna mocht ik gaan meedraaien.

Al vrij snel kreeg ik grotere projecten. Ze testen wat je niveau is. We werken meestal met meerdere collega’s aan één project. Er kijkt altijd wel iemand met me mee, meestal Marco of Maarten. En dan krijg ik advies van ‘ik zou dit zo doen’. Ze leren me om op de Féju manier te werken. Doordat ik veel zelf mag doen, leer ik snel. In mijn vorige baan had ik bepaalde dingen nog nooit gedaan, die doe ik nu wel. En als het nodig is, is er altijd snel een collega te vinden die me kan helpen.

Wat is jou het meest opgevallen bij Féju?

Dat het echt een hecht team is. Iedereen werkt samen, ze staan voor je klaar. Als ze zelfs maar het vermoeden hebben dat je er niet uit komt, dan komt er spontaan een helpende hand. Bij mijn vorige werkgever was er weinig teamwork. Als ik daar een collega om hulp vroeg, was het antwoord vaak ‘nee, ik ben bezig, ga weg’.

De manier van werken bij Féju is heel prettig. Ondanks de werkdruk heb je geen stress. Je hebt je projecten, met veel deadlines. En je hebt richtlijnen die je moet volgen voor je werkzaamheden. Maar toch voel ik me heel vrij in mijn werk. Misschien komt dat omdat ik het vertrouwen krijg. De Féju ervaring. Als ik na een werkdag thuiskom, voelt het alsof ik niet heb gewerkt. Mijn werk is mijn hobby – ik vind de werkzaamheden leuk – en ik heb echt gezellige collega’s. De sfeer van vrienden. Sommige collega’s zie ik ook privé. Er is tijd voor een geintje zolang je maar je werk goed doet.

Je zei vooraf dat je veel wilde leren. Lukt dat al?

Zeker. Ik heb hier in 100 dagen al meer certificaten gehaald dan in een jaar tijd bij mijn vorige werkgever. Opleidingen van Microsoft en Sophos; er wordt in je geïnvesteerd. Mijn vorige werkgever beloofde dat ook, maar dat kwam niet uit. Hier wel. Als Féju iets zegt, dan doen ze het ook.

Ik leer ook doordat ik meer vrijheid krijg, doordat ik grotere projecten doe en omdat Féju test wat ik kan. Een voorbeeld daarvan is mijn eerste keer serverinstallatie. Mijn collega was nog druk met iets anders, dus ik begon alvast. Ik heb dat ooit geleerd, maar ik wist het niet helemaal meer. Féju heeft handboeken waarin ik kan achterhalen hoe het op de Féju manier moet. Na uren uitzoeken en proberen, kwam mijn collega erbij: wat doe jij er lang over? Hij liet zien hoe het moest en toen was ik in vijf minuten klaar. De volgende keer gaat het een stuk sneller.

Gingen er ook dingen minder positief?

Hahaha ja. In week 4 zat mijn tankpas al aan de limiet. Ik rij enorm veel, ook privé. Toen moest ik naar Hélène. Er volgde een gesprekje en al snel bleek dat er iets fout was ingesteld. Dat ik veel rij vinden ze niet erg. Ik had ook al schade gereden in week 2. Daar gingen ze relaxed mee om, kan gebeuren. Het wordt allemaal goed geregeld.

Dat geldt voor alles eigenlijk. Je wordt goed wegwijs gemaakt voordat ze je loslaten. En als ze je loslaten, word je goed begeleid. Het teamverband is ongekend. We hebben veel contact en het is altijd gezellig. Het werk moet ook gedaan worden natuurlijk. Maar dan voel je de waardering van Albert en Anton en ook van je directe collega’s. Met Pasen hebben we een BBQ box gekregen als extraatje omdat het zo goed ging. En op vrijdagmiddag doen we vaak een borreltje, dat is nu kleinschalig wegens corona, maar binnenkort ga ik hopelijk de grotere feestjes meemaken. Daar heb ik goede verhalen over gehoord.

Ja, werken bij Féju is best een ervaring. Het gevoel van elkaar helpen. Het teamgevoel. De sfeer in het hele bedrijf eigenlijk. Het is bijzonder, maar dat is hier heel normaal.

 

Lees meer over Gregory Otten

Welkom Gregory Otten

We hebben een nieuwe collega ICT consultant sinds 1 maart. Zijn naam is Gregory Otten, hij is 29 en woont in Oud-Gastel. Hieronder kun je alvast kennismaken met Gregory. (meer…)

Welkom Rowdy Vincent

Sinds het begin van dit jaar hebben we een nieuwe collega: Rowdy Vincent. Per 1 januari werkt hij in het salesteam. Alvast even kennismaken? Hieronder vertelt Rowdy meer over zichzelf. (meer…)

Féju kerstfeest 2020

Het Féju kerstfeest was dit jaar anders, maar niet minder bijzonder. Alle collega’s werden feestelijk ontvangen bij Auberge du Bonheur in Tilburg. Terwijl zij in hun auto bleven zitten, werden ze verwend met een glas bubbels, amuses, alcoholvrije gluhwein, bitterballen en ga zo maar door. (meer…)

Thuiswerken: een snel en efficiënt werkproces inrichten

Thuiswerken maakt samenwerken lastiger. Hoe richt je je werkprocessen zo in dat er toch korte lijntjes zijn tussen collega’s? Hoe zorg je dat collega’s toch even snel kunnen sparren, elkaar blijven helpen en hun kennis blijven delen? Die vragen krijgen wij regelmatig van onze relaties. Daarom vertellen we hieronder hoe wij dit bij Féju hebben ingericht.

Vóór de coronacrisis, liep je even snel naar een collega om iets te vragen. Nu komt het voor dat je die collega wekenlang niet (live) ziet. Je stuurt een mailtje, krijgt een mailtje terug en zo kan dat weken doorgaan. Wanneer je snel iets wilt terugvinden, is dat niet eenvoudig. Ellenlange mailconversaties in overvolle mailboxen, vaak niet gearchiveerd per project. Herkenbaar? Daar gaat veel kostbare tijd verloren. Bovendien verdwijnt het teamgevoel. Gelukkig kan het anders.

Samenwerken op afstand

Een deel van onze collega’s is vrijwel altijd buiten de deur. Dat was vóór corona al zo en daar zijn we bij Féju aan gewend. Met hen communiceren we altijd op afstand. Consultant Roel Marcus bijvoorbeeld, reist de hele week van relatie naar relatie en komt soms wekenlang niet op kantoor. Toch heeft hij heel regelmatig contact met collega’s van verschillende afdelingen en hij deelt zijn kennis met het hele team.

Onze consultants, maar ook collega’s van support, planning en sales werken nu veel thuis. De grotere afstand, letterlijk en figuurlijk, zorgt ervoor dat zij minder contact hebben met elkaar. Operationeel manager Anton van Dam vertelt: “We beseffen dat het korte praatje bij de koffieautomaat eigenlijk heel waardevol was. Gezellig, maar ook functioneel. Tijdens het thuiswerken, gingen we steeds meer communiceren via WhatsApp. Direct met een collega, maar ook in de Féju appgroep. Het nadeel daarvan is, dat het onoverzichtelijk is. We hadden behoefte aan meer structuur. Daarom hebben we de afgelopen maanden onze werkwijze voor thuiswerken steeds verder geprofessionaliseerd. De tools die we daarvoor het meest inzetten zijn Microsoft Teams en Yammer.”

Thuiswerken met Teams chatfunctie

Bij Féju werken mensen van verschillende disciplines samen aan verschillende projecten voor verschillende relaties. “Om snel, eenvoudig en efficiënt te schakelen met collega’s op normale werkdagen gebruiken we Microsoft Teams. Deze tool werkt perfect voor communicatie tussen support, consultants, sales en planning. Je kunt elkaars agenda inzien, documenten delen en op verschillende manieren met elkaar communiceren. Direct één op één, maar ook in een groep. Elke collega heeft Teams als applicatie op zijn of haar werkplek geïnstalleerd staan. Dit start op bij aanvang van het werk en zo ben je de hele tijd bereikbaar en up-to-date.”

Anton licht dit toe aan de hand van een voorbeeld: “Support heeft een vraag en stelt die via MS Teams aan de betreffende consultant. De consultant ziet de vraag binnenkomen – omdat de app altijd actief is op zijn laptop – en beantwoordt deze direct in de chat. En vice versa. Zo hebben ze heel snel en efficiënt contact. Ik besef dat ik hier de ideale wereld schets, want een collega kan natuurlijk op de wc zitten, aan de telefoon of in een bespreking zijn, maar dan reageert hij of zij direct daarna en is de vraag alsnog snel beantwoord. Veel sneller dan per mail.”

Snel schakelen bij een calamiteit

Een situatie waarbij snel schakelen noodzakelijk is, is bij calamiteiten. “In MS Teams hebben we een team aangemaakt voor calamiteiten, dat is met name handig bij storingsdiensten. Hier kun je in één keer je calamiteit droppen bij alle relevante collega’s. Dan krijg je snel reactie en hulp. Er is altijd wel iemand die kan helpen met zijn ervaring, kennis en kunde. We hebben een aantal jongens die vaak snel reageren met een technische oplossing. IT en Telecom werken hierin natuurlijk samen. In de groep zit bovendien de collega die het meest weet van de werkprocessen van de betreffende relatie. Doordat meerdere mensen meelezen, is bovendien iedereen direct op de hoogte. Want soms kan de oplossing voor meerdere relaties belangrijk zijn. Ideaal.”

Kennis delen met Teams

Ook de sales afdeling maakt veel gebruik van Microsoft Teams. Erik-Jan van der Meijs: “We hebben bijvoorbeeld een eigen Wiki ingericht om kennis te delen. Over vrijwel alle producten is informatie te vinden, niet alleen van de leverancier zelf, maar ook gebruikerservaringen. Deze kennis delen we in Teams met collega’s van de andere disciplines, omdat zij dit ook moeten weten. Verder zetten we Teams in voor remote (video)vergaderen en bellen. Intern maar ook met externen. De kwaliteit van de verbinding is erg goed. Bovendien biedt het gemak en gebruiksvriendelijkheid. Niet alleen voor IT’ers”, lacht hij. “Als je een laptop kunt aanzetten, dan kun je dit ook. In het begin van de crisis zagen we nog veel relaties die Zoom gebruikten. Het grote voordeel van Teams ten opzichte van Zoom is de betrouwbaarheid. Daar hoef je bij Teams nooit aan te twijfelen.”

Microsoft Teams meer dan videobellen

Door de corona crisis heeft het gebruik van Microsoft Teams een enorme vlucht genomen. In zes maanden tijd is het aantal dagelijkse gebruikers met 50% gegroeid naar 115 miljoen mensen wereldwijd, zo maakte Microsoft bekend vorige week bekend. Anton: “Teams ontwikkelt zich tot een allround applicatie die zakelijk gezien alsmaar belangrijker wordt. Je kunt daadwerkelijk samenwerken in teamverband en informatie in één keer delen met iedereen uit het team. Je kunt andere applicaties koppelen waardoor je snel en efficiënt je werk kunt doen. En het daagt je uit om te bekijken hoe je zaken nóg slimmer kunt inregelen met elkaar. Workflows en automatische magische dingen, ik zie het steeds vaker voorbijkomen. Ik ben ervan overtuigd dat mail uiteindelijk verdwijnt en we vooral MS Teams – en alles daaromheen en daaraan vast – gaan inzetten. Omdat ik niet precies weet wanneer, kan ik er geen krat pils opzetten. Maar anders had ik het gedaan!”

Microsoft Yammer

Naast Teams wordt bij Féju steeds meer gebruik gemaakt van Yammer. Deze Microsoft tool is minder bekend, maar zeker de moeite waard. Anton: “Dit is voor Féju de plek waar we informatie delen met elkaar. Teams gebruiken we voor dagelijkse business en projecten, Yammer meer voor algemene zaken. Bedoeld voor een specifieke groep of voor iedereen. Daarvan krijg je geen push notificaties en je hoeft er ook niet elke dag te zijn. Maar het is wel interessant om gedurende de week eens te bekijken.”

In Yammer wordt verschillende soorten info gedeeld: “Informatie die leuk, relevant en interessant is, maar minder urgent. Het is een plek waar je leuke content kunt vinden én delen over je collega’s of ontwikkelingen binnen ons bedrijf. Complimenten, of interessante artikelen om anderen beter te maken. Of privézaken, zoals de collega die ons op de hoogte hield toen hij op het punt stond om vader te worden. Natuurlijk delen we er ook regelmatig geinige dingen. Je kijkt op Yammer op een moment dat je daar zelf behoefte aan hebt en tijd voor hebt. Want je wilt natuurlijk geen leerzame of lollige dingen missen!”

Meer informatie

Beide Microsoft tools zijn beschikbaar als app op je telefoon én computer en ook via de browser van je telefoon en computer. Wil je deze snelle en efficiënte manier van samenwerken inpassen in jouw organisatie? Even sparren kan altijd. Bel gerust met één van onze consultants. We helpen je graag met advies en implementatie.

 

Lees ook:
Thuiswerken: 6 tips voor je thuiswerkplek
Efficiënt en comfortabel thuiswerken: wat heb je nodig?
“Microsoft Gold Partner, daar zijn we heel trots op!”