AI voor optimalisatie van bedrijfsprocessen

Enkele toepassingen van AI op de werkvloer? “Dat kunnen ‘kleine’ dingen zijn. Copilot vragen om twee documenten te vergelijken en de verschillen onder elkaar te zetten, bijvoorbeeld. Of om op basis van een korte instructie een reactie op een e-mail te schrijven. Ook mogelijk: om suggesties op het gebied van planningen vragen.” Je kunt natuurlijk ook groots inzetten, aldus Marco. “Op advocatenkantoren komen bijvoorbeeld lange vonnissen binnen. Copilot kan deze snel samenvatten, of de tool kan specifieke onderwerpen uit de teksten halen. Dat scheelt natuurlijk enorm veel tijd.”

Er zijn oneindig veel andere mogelijkheden om AI voor bedrijfsoptimalisatie in te zetten, zo geeft de ICT’er meteen aan. “Maar wij zoeken het voor onszelf en onze relaties vooral in de genoemde Copilot en Azure. Copilot is een erg instapklare optie die in Word, Outlook en Excel geïntegreerd kan worden. Met Azure ontwerp en bouw je echt bedrijfsspecifiek, waarbij het eindproduct vervolgens aan álle dataproducten en -diensten hangt. Kortom: meer maatwerk.

Voor ieder wat wils 

Zoveel mensen, zoveel wensen geldt ook op AI-gebied. Dat maakt de implementatie binnen bedrijfsstructuren echt maatwerk, laat Marco weten. “Workshops geven over de specifieke mogelijkheden van AI is bijvoorbeeld bijna geen doen. Want de behoeftes kunnen zelfs binnen gelijksoortige bedrijven helemaal anders liggen. Om over de verschillen tussen medewerkers nog maar niet te spreken.” Ook daar heeft Féju een oplossing voor: een chatbot die via Teams een aantal vragen aan een specifieke medewerker stelt en vervolgens een gepersonaliseerd trainingsschema samenstelt. “Jij wil dít en dít kunnen via Word? Dan gaan we dat met déze Copilot-training leren. De kans bestaat dan ook dat collega’s hele andere dingen opsteken. Maar dat is onderdeel van een goede AI-adoptie.”

Die adoptie is voor de optimalisatie van je bedrijfsprocessen overigens enorm belangrijk. Daarmee staat of valt de inzet van AI, geeft Marco aan. “Allereerst: hoe beter de vraagstelling, des te beter de output. Dat moeten gebruikers zelf ervaren. Maar dan moeten ze de gekozen tool wel echt gebruiken en er een beetje handigheid in krijgen.” Én voor een goede werking is het belangrijk dat álle bedrijfsbestanden correct worden gelabeld. Marco: “Neem Copilot. Die inventariseert en analyseert bij ingebruikname alle bestanden waar de gebruiker toegang toe heeft. De tool weet dan precies hoe je mail is ingedeeld, waar je bestanden staan, noem maar op. Een medewerker weet misschien niet dat ‘ie – heel diep in de mappenstructuur – bij de salarisgegevens van een andere medewerker kan. Copilot wel. Terwijl het niet wenselijk is dat die gegevens onbedoeld geraadpleegd kunnen worden.”

De gevaren ondervangen 

Dat het gebruik van AI bepaalde risico’s kent, zal Marco niet ontkennen. Het blijft dus zaak om het puur als ondersteuning te zien, onderstreept hij nog een keer. “Nooit helemaal blind op de output varen. Dat mailtje dat Copilot voor je opstelde? Voor verzending gewoon even inhoudelijk controleren. En ook die gesprekssamenvatting nog snel nalezen.” Daarnaast is het een kwestie van de juiste tool kiezen. “Copilot bijvoorbeeld, is een gesloten AI-omgeving; alles wat je daar doet, blijft intern. Je kunt om die reden ook bedrijfsmatige vragen stellen, want de lering wordt niet met de buitenwereld gedeeld. Maar dat soort dingen moet je natuurlijk maar net weten.”

Al met al is het vooral zaak om je door een partij met relevante kennis te laten begeleiden. “Die kan met je meedenken over de best passende tools. Helpen bij de inventarisatie van jouw data en eventuele lekken. En adviseren wat betreft het labelen van die documenten, zodat privacygevoelige documenten niet worden geïnventariseerd. Ook ondersteuning bij de gebruikersadoptie is trouwens aan te raden. Allemaal zaken waar je ons altijd voor bellen mag.” O, en het idee dat met de inzet van AI al je bestaande infrastructuren op de schop moeten? Daar kan Marco kort over zijn. “Met de juiste partij is dat echt niet nodig. Dan komt het vooral neer op de inzet van extra tools om de bestaande structuren inzichtelijk te krijgen. Ook daar hoef je het niet voor te laten dus!”

Wil je vrijblijvend eens praten over de mogelijkheden van AI binnen jouw organisatie? Neem dan contact met ons op en we plannen snel iets in.