Doen of niet doen: een back-up maken

Stel jouw organisatie werkt met Microsoft 365 en je verwijderd definitief een Outlook-map. Dan is de kans groot dat het zweet jullie niet meteen uitbreekt. Want er is altijd een kopie in de cloud te vinden, toch? Ja, in principe is dat het geval, maar dat is lang niet het hele verhaal. De hoogste tijd voor een verdiepingsslag, dus. Féju’s senior accountmanager Erik-Jan van der Meijs neemt ons mee. Want een aanvullende back-up maken: is dat nou wel of geen must? 

We beginnen even bij het begin. Een back-up is een reservekopie van je bestanden of complete omgeving, die je kunt gebruiken indien er onverhoopt iets misgaat. Als gegevens per ongeluk beschadigd raken of gewist zijn bijvoorbeeld. Microsoft 365 maakt een basiskopie met een standaard bewaartermijn tussen de 30 en 90 dagen. Maar dat is niet afdoende. Van der Meijs legt uit: “Die kopie is zoals de naam al aangeeft beperkt en dus onvolledig. Hij is immers primair bedoeld voor noodgevallen en dient voornamelijk als een middel voor Microsoft zelf om aan de serviceniveau-overeenkomst te voldoen.”

Het advies van de expert

Je voelt ‘m dus al aankomen. Vraag je Van der Meijs wat hij adviseert – een aanvullende back-up maken: doen of niet doen? – dan hoeft hij niet lang na te denken. “Zéker doen”, stelt hij direct. “Een veelvoorkomende misvatting over het gebruik van Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Outlook en Teams) is dat bedrijven denken dat hun bestanden veilig en beschermd zijn wanneer er gewerkt wordt in de cloud. En dat er in geval van dataverlies een kopie is waar gebruikers een beroep op kunnen doen. Maar de werkelijkheid steekt anders in elkaar.”

Hij doelt op zaken als geringe herstelmogelijkheden, een beperkte bewaarperiode en het niet terug kunnen zetten van de inrichting van je Outlook-omgeving. Zo zijn zorgvuldig opgebouwde mappen bijvoorbeeld verleden tijd. Daarbij kan het een aanslag zijn op je bedrijfscontinuïteit; voordat je weer up and running bent, ben je zo een hele tijd verder.  Erik-Jan: “Al met al is de basisfunctionaliteit van Microsoft een goed begin, maar is het geen volwaardige oplossing.”

Dataverlies voorkomen met Datto SaaS

Wil je het beschermen van je bestanden nou echt grondig aanpakken? Dan is Datto SaaS – voluit Software as a Service – een interessante back-up dienst om je eens in te verdiepen, aldus de expert. Hij vertelt verder: “Deze additionele service verzorgt geheel autonoom drie keer per dag een online kopie. Met minimaal een jaar retentie, ongelimiteerde dataopslag, anti-ransomware bescherming én maandelijkse schaalbaarheid. Dit alles zonder dat je hier omkijken naar hebt en inclusief 24/7 support!”

Voorbeelden uit de praktijk

Je leest het, Datto SaaS biedt veel mogelijkheden voor herstel bij dataverlies. Van der Meijs: “Het gebruik ervan leidde dan ook al tot mooie succesverhalen. Zo maakten we onlangs mee dat een medewerker op zijn laatste werkdag z’n volledige mailbox vol met relevante informatie deletete. Hier kwam de organisatie pas een hele tijd later achter. Ze trokken bij ons aan de bel en via de volwaardige back-up konden we alle mails terughalen en -zetten. Daar was het bedrijf maar wat blij mee!”

Maar soms kan ook het terughalen van één specifieke mail van groot belang zijn, aldus Erik-Jan. Hij vervolgt: “In het geval van een procedure waarbij bewijslast benodigd is bijvoorbeeld. Recent nog haalden wij die ene belangrijke mail tussen achtduizend andere berichten tevoorschijn. De klant kon ons wel zoenen want hiermee werd de boete die hem boven het hoofd hing volledig kwijtgescholden.”

De balans opmaken

Erik-Jan maakt het nog dagelijks mee: ondernemers die ervan uitgaan dat bij werken in de cloud met Microsoft 365 hun documenten en omgevingen veilig en onaantastbaar zijn. “Hopelijk schudt dit artikel de gebruikers wakker. Want het hebben van een aanvullende back-upoplossing is écht een must. Het stelt je in de eerste plaats in staat om verloren of beschadigde gegevens volledig te herstellen, ongeacht de oorzaak. Daarnaast zorgt het voor meer controle, extra gemoedsrust en een gewaarborgde bedrijfscontinuïteit. Kortom: voordelen alom, en dat voor een geringe investering per gebruiker per maand.”

Meer informatie over Datto Saas

Op dit moment zijn verschillende Féju’ers aanwezig op het driedaagse congres ‘Kaseya DattoCON’ in Dublin. Tijdens dit event staan de krachtigste IT-serviceoplossingen tot nu toe centraal en spijkeren collega’s hun kennis over onder meer Datto SaaS nóg verder bij. Wil je eens met een van onze experts in gesprek over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact  met ons op. We denken graag geheel vrijblijvend met je mee.