Thuiswerken: een snel en efficiënt werkproces inrichten

Thuiswerken maakt samenwerken lastiger. Hoe richt je je werkprocessen zo in dat er toch korte lijntjes zijn tussen collega’s? Hoe zorg je dat collega’s toch even snel kunnen sparren, elkaar blijven helpen en hun kennis blijven delen? Die vragen krijgen wij regelmatig van onze relaties. Daarom vertellen we hieronder hoe wij dit bij Féju hebben ingericht.

Vóór de coronacrisis, liep je even snel naar een collega om iets te vragen. Nu komt het voor dat je die collega wekenlang niet (live) ziet. Je stuurt een mailtje, krijgt een mailtje terug en zo kan dat weken doorgaan. Wanneer je snel iets wilt terugvinden, is dat niet eenvoudig. Ellenlange mailconversaties in overvolle mailboxen, vaak niet gearchiveerd per project. Herkenbaar? Daar gaat veel kostbare tijd verloren. Bovendien verdwijnt het teamgevoel. Gelukkig kan het anders.

Samenwerken op afstand

Een deel van onze collega’s is vrijwel altijd buiten de deur. Dat was vóór corona al zo en daar zijn we bij Féju aan gewend. Met hen communiceren we altijd op afstand. Consultant Roel Marcus bijvoorbeeld, reist de hele week van relatie naar relatie en komt soms wekenlang niet op kantoor. Toch heeft hij heel regelmatig contact met collega’s van verschillende afdelingen en hij deelt zijn kennis met het hele team.

Onze consultants, maar ook collega’s van support, planning en sales werken nu veel thuis. De grotere afstand, letterlijk en figuurlijk, zorgt ervoor dat zij minder contact hebben met elkaar. Operationeel manager Anton van Dam vertelt: “We beseffen dat het korte praatje bij de koffieautomaat eigenlijk heel waardevol was. Gezellig, maar ook functioneel. Tijdens het thuiswerken, gingen we steeds meer communiceren via WhatsApp. Direct met een collega, maar ook in de Féju appgroep. Het nadeel daarvan is, dat het onoverzichtelijk is. We hadden behoefte aan meer structuur. Daarom hebben we de afgelopen maanden onze werkwijze voor thuiswerken steeds verder geprofessionaliseerd. De tools die we daarvoor het meest inzetten zijn Microsoft Teams en Yammer.”

Thuiswerken met Teams chatfunctie

Bij Féju werken mensen van verschillende disciplines samen aan verschillende projecten voor verschillende relaties. “Om snel, eenvoudig en efficiënt te schakelen met collega’s op normale werkdagen gebruiken we Microsoft Teams. Deze tool werkt perfect voor communicatie tussen support, consultants, sales en planning. Je kunt elkaars agenda inzien, documenten delen en op verschillende manieren met elkaar communiceren. Direct één op één, maar ook in een groep. Elke collega heeft Teams als applicatie op zijn of haar werkplek geïnstalleerd staan. Dit start op bij aanvang van het werk en zo ben je de hele tijd bereikbaar en up-to-date.”

Anton licht dit toe aan de hand van een voorbeeld: “Support heeft een vraag en stelt die via MS Teams aan de betreffende consultant. De consultant ziet de vraag binnenkomen – omdat de app altijd actief is op zijn laptop – en beantwoordt deze direct in de chat. En vice versa. Zo hebben ze heel snel en efficiënt contact. Ik besef dat ik hier de ideale wereld schets, want een collega kan natuurlijk op de wc zitten, aan de telefoon of in een bespreking zijn, maar dan reageert hij of zij direct daarna en is de vraag alsnog snel beantwoord. Veel sneller dan per mail.”

Snel schakelen bij een calamiteit

Een situatie waarbij snel schakelen noodzakelijk is, is bij calamiteiten. “In MS Teams hebben we een team aangemaakt voor calamiteiten, dat is met name handig bij storingsdiensten. Hier kun je in één keer je calamiteit droppen bij alle relevante collega’s. Dan krijg je snel reactie en hulp. Er is altijd wel iemand die kan helpen met zijn ervaring, kennis en kunde. We hebben een aantal jongens die vaak snel reageren met een technische oplossing. IT en Telecom werken hierin natuurlijk samen. In de groep zit bovendien de collega die het meest weet van de werkprocessen van de betreffende relatie. Doordat meerdere mensen meelezen, is bovendien iedereen direct op de hoogte. Want soms kan de oplossing voor meerdere relaties belangrijk zijn. Ideaal.”

Kennis delen met Teams

Ook de sales afdeling maakt veel gebruik van Microsoft Teams. Erik-Jan van der Meijs: “We hebben bijvoorbeeld een eigen Wiki ingericht om kennis te delen. Over vrijwel alle producten is informatie te vinden, niet alleen van de leverancier zelf, maar ook gebruikerservaringen. Deze kennis delen we in Teams met collega’s van de andere disciplines, omdat zij dit ook moeten weten. Verder zetten we Teams in voor remote (video)vergaderen en bellen. Intern maar ook met externen. De kwaliteit van de verbinding is erg goed. Bovendien biedt het gemak en gebruiksvriendelijkheid. Niet alleen voor IT’ers”, lacht hij. “Als je een laptop kunt aanzetten, dan kun je dit ook. In het begin van de crisis zagen we nog veel relaties die Zoom gebruikten. Het grote voordeel van Teams ten opzichte van Zoom is de betrouwbaarheid. Daar hoef je bij Teams nooit aan te twijfelen.”

Microsoft Teams meer dan videobellen

Door de corona crisis heeft het gebruik van Microsoft Teams een enorme vlucht genomen. In zes maanden tijd is het aantal dagelijkse gebruikers met 50% gegroeid naar 115 miljoen mensen wereldwijd, zo maakte Microsoft bekend vorige week bekend. Anton: “Teams ontwikkelt zich tot een allround applicatie die zakelijk gezien alsmaar belangrijker wordt. Je kunt daadwerkelijk samenwerken in teamverband en informatie in één keer delen met iedereen uit het team. Je kunt andere applicaties koppelen waardoor je snel en efficiënt je werk kunt doen. En het daagt je uit om te bekijken hoe je zaken nóg slimmer kunt inregelen met elkaar. Workflows en automatische magische dingen, ik zie het steeds vaker voorbijkomen. Ik ben ervan overtuigd dat mail uiteindelijk verdwijnt en we vooral MS Teams – en alles daaromheen en daaraan vast – gaan inzetten. Omdat ik niet precies weet wanneer, kan ik er geen krat pils opzetten. Maar anders had ik het gedaan!”

Microsoft Yammer

Naast Teams wordt bij Féju steeds meer gebruik gemaakt van Yammer. Deze Microsoft tool is minder bekend, maar zeker de moeite waard. Anton: “Dit is voor Féju de plek waar we informatie delen met elkaar. Teams gebruiken we voor dagelijkse business en projecten, Yammer meer voor algemene zaken. Bedoeld voor een specifieke groep of voor iedereen. Daarvan krijg je geen push notificaties en je hoeft er ook niet elke dag te zijn. Maar het is wel interessant om gedurende de week eens te bekijken.”

In Yammer wordt verschillende soorten info gedeeld: “Informatie die leuk, relevant en interessant is, maar minder urgent. Het is een plek waar je leuke content kunt vinden én delen over je collega’s of ontwikkelingen binnen ons bedrijf. Complimenten, of interessante artikelen om anderen beter te maken. Of privézaken, zoals de collega die ons op de hoogte hield toen hij op het punt stond om vader te worden. Natuurlijk delen we er ook regelmatig geinige dingen. Je kijkt op Yammer op een moment dat je daar zelf behoefte aan hebt en tijd voor hebt. Want je wilt natuurlijk geen leerzame of lollige dingen missen!”

Meer informatie

Beide Microsoft tools zijn beschikbaar als app op je telefoon én computer en ook via de browser van je telefoon en computer. Wil je deze snelle en efficiënte manier van samenwerken inpassen in jouw organisatie? Even sparren kan altijd. Bel gerust met één van onze consultants. We helpen je graag met advies en implementatie.

Lees ook:
Thuiswerken: 6 tips voor je thuiswerkplek
Efficiënt en comfortabel thuiswerken: wat heb je nodig?
“Microsoft Gold Partner, daar zijn we heel trots op!”