Efficiënt en comfortabel thuiswerken: wat heb je nodig?

Als medewerkers veel thuiswerken, ook in de toekomst, is het belangrijk dat zij productief kunnen zijn. Dat ze efficiënt kunnen werken en dat dit veilig gebeurt. Albert en Pieter vertellen wat je daarvoor nodig hebt.

“Je zit met je laptop te werken aan de keukentafel. Dan wil je natuurlijk niet dat de buurman via jouw wifi-verbinding kan meekijken. Er staat behoorlijk veel gevoelige informatie in je computer. En nog meer op de server waarmee die verbonden is. Je moet er niet aan denken wat de gevolgen kunnen zijn als iemand kan meekijken. Dat is waar bedrijven nu achter komen. Beveiliging is daarom heel belangrijk, zeker bij thuiswerken”. Pieter noemt enkele aandachtspunten: “Het is van groot belang dat je antivirus software up-to-date is. Die updates moet je direct uitvoeren, dus zodra ze er zijn. Encryptie van de harde schijf is heel belangrijk bij diefstal. En bedrijfsgegevens beveilig je met een VPN-verbinding, die legt een veilige verbinding naar kantoor, zodat je daar documenten kunt ophalen en opslaan”.

Security bij thuiswerken

“Sophos heeft een goede security oplossing voor thuiswerken”, gaat Albert verder. “Daarin zit ook een virusscanner met anti-ransomware. Dat is nu extra belangrijk. Een collega opent iets op een tablet die niet beveiligd is en mailt het bestand aan je door. Daar kan een virus in zitten. De virusscanner herkent de malware meteen en haalt het bestand niet binnen op jouw computer. Zo wordt een groot probleem voorkomen. Wat veel mensen vergeten, is dat je álle apparaten die mensen thuis gebruiken moet beveiligen, dus ook tablets en smartphones”.

Twee-factor-authenticatie

“Mensen communiceren nu meer dan voorheen per mail, app en Teams. Ook kwaadwillenden maken daar gebruik van. Gelukkig hebben wij bij onze klanten alles goed ingericht. Maar je moet wel alert blijven”, vertelt Pieter. “Naast VPN is twee-factor-authenticatie belangrijk. Dat zet je in om gebruikersnaam en wachtwoord extra te beschermen. Bij inloggen op een app, computer, server of bij bepaalde websites moet je dan een extra code invoeren”. Albert haakt in: “Veel bedrijven vinden dat eerst niet zo nodig, het kost toch elke maand geld. Totdat het een keer misgaat, dan willen ze het alsnog. Dan zijn de kosten ontelbaar keer hoger. Een datalek, AVG-boete, daar ga je aan failliet. En dan ook nog reputatieschade… zie dat nog maar eens terug te verdienen”.

Thuiswerken, met welke laptop?

“Een goede werkplek begint natuurlijk bij de laptop. Als je nog een oude hebt, merk je nu snel de nadelen. Die is bijvoorbeeld traag. Een paar jaar geleden wilde iedereen een groot scherm, maar dat maakt een laptop zwaar. Als je je laptop vaak meeneemt, is elke kilo te veel. Mensen vinden lichtgewicht nu het belangrijkst, samen met een compact formaat. En natuurlijk wil je dat de techniek actueel is. De beste optie is dan de Microsoft Surface Pro”. Pieter begint te glunderen: “Die heeft een strak design met een Alcantara toetsenbord. Echt heel mooi. Het is een hybride systeem, wat betekent dat je het toetsenbord los kunt halen, zodat je een tablet overhoudt. Qua prijs zit deze in het hogere segment”.

Albert geeft nog andere opties: “De HP Elite Book is ook een heel goede laptop. Zakelijk robuust, compact, lichtgewicht en die ziet eruit als een ‘gewone laptop’. Eén niveau lager heb je dan de HP Pro Book, die is voordeliger en degelijker. Geschikt voor hedendaagse werkzaamheden. We adviseren vaak HP omdat daarbij alles goed en snel te repareren is. Want dat is toch het belangrijkste. Je wilt je laptop niet te lang missen!”

“Verder is het belangrijk dat je laptop goed past bij hetgeen waarvoor je hem gebruikt. Doe je vooral de boekhouding en andere administratieve taken? Of wil je er regelmatig films mee downloaden? Werk je vaak met zware bestanden? Vooraf vragen we daarom heel goed naar de wensen. Dat klinkt misschien logisch, maar gaat toch soms fout. Laatst bijvoorbeeld had iemand even snel en voordelig een laptop besteld bij een online shop. Na twee dagen belde hij onze helpdesk en bleek dat de laptop voor hem niet bruikbaar was. Toen moest hij een dure update doen en was hij veel duurder uit dan wanneer hij zijn laptop gewoon bij Féju had besteld”. Pieter vult aan: “Een ander groot voordeel van Féju is dat wij je laptop kant-en-klaar kunnen afleveren. Dan zijn Microsoft Office en je Sophos virusscanner bijvoorbeeld al geïnstalleerd. We kunnen allerlei mogelijkheden al voor je instellen. Dat scheelt veel tijd, moeite en ergernissen”.

Docking station

“Wat ik zelf heel fijn vind, is een docking station”, gaat Pieter verder. “Dan hoef je niet elke keer alle kabels los te maken, als je je laptop meeneemt. Je toetsenbord, je muis en je extra monitor blijven aangesloten aan de docking station. Dus als je terugkomt, klik je je laptop eraan en kun je direct aan het werk”.

Féju 3CX

Ook op het gebied van telefonie zijn er goede oplossingen voor thuiswerken. Albert legt uit: “Flexibel mobiel bellen, vanaf het vaste nummer van de zaak. Daar zijn veel van onze klanten heel enthousiast over. Stel dat een relatie terugbelt over een offerte. Hij belt naar het nummer waarmee hij gebeld werd: een mobiel nummer van een collega die net vrij is en dus niet bereikbaar. Dat is een gemiste kans. Veel professioneler is het, wanneer het vaste nummer in het scherm wordt getoond. Hij belt terug, krijgt de receptie en wordt doorverbonden naar een beschikbare collega. Ideaal toch? Een ander nadeel waar mensen mee worstelen na zoveel mobiel bellen tijdens de lockdown, is dat iedere relatie je nummer nu heeft. Vooral van directeuren horen we dat ze blij zijn met mobiel bellen vanaf het vaste nummer. Met Féju 3CX is dat heel makkelijk en het kost niet eens zoveel”.

De toekomst: remote management software

“Als thuiswerken ook in de toekomst blijft in je organisatie, is het heel belangrijk om alle devices die gebruikt worden goed in de gaten te houden. Dat kan heel eenvoudig en snel met remote management software. Daarmee zie je direct of alle werkplekken en virusscanners up to date zijn, of er een harde schijf volloopt en wat de status is van alle servers, switches en firewalls in het netwerk, waar die zich ook bevinden. Als je wilt, houdt Féju support dit continu in de gaten en worden alle uitzonderingen direct opgelost. Zo heb je dus proactief systeembeheer. Dat wordt in de toekomst echt onmisbaar”.