Een Microsoft-tenant is een soort cloudcontainer met álle Microsoft-gegevens en -data van een bedrijf. Alles rondom onder meer Outlook, OneDrive, Sharepoint en Teams vind je erin terug. Maar binnen die tenant werken, betekent niet per definitie optimale beveiliging; veel veiligheidsinstellingen of procedures zet je eenvoudig aan en uit. Pieter: “Met de nieuwe oplossing van Microsoft-alliantiepartner AvePoint worden alle instellingen gestandaardiseerd en gebeurt er meer automatisch en uniform. Ook draagt deze bij om aan NIS2- en ISO 27001-eisen te willen voldoen. Een essentiële stap op het gebied van efficiency, veiligheid, ketenverantwoordelijkheid met daarnaast hogere klanttevredenheid.”

Automatisch en uniform

De kracht van de nieuwe tenant- en usermanagementoplossing zit volgens Pieter vooral in standaardisatie en controles. “We wilden van normaal beheer naar veilig en compliant beheer, van reactieve naar proactievere dienstverlening en van problemen oplossen naar preventie. Want stel: jij bent een CEO die de authenticator niet wil gebruiken. Jij hebt wel de meeste rechten, machtigingen en toegang”, legt de ICT-expert uit. “Je vormt daarmee meteen een groot risico binnen je tenant.” Wat er nu gaat gebeuren? Féju richtte verschillende ‘security baselines’ in die uitgerold worden. Deze zijn gebaseerd op best practices in de markt en aanbevelingen vanuit Microsoft en Féju zelf. Afwijkingen met organisatorische impact zullen met de eindklant besproken worden. Pieter: “Vanuit daar kun je verder verbeteren en uitzonderingen bepalen. De uitzonderingen worden periodiek gerapporteerd voor herevaluatie. Zo blijven we onze relaties zo goed mogelijk beschermen en informeren, in een ICT-landschap dat voortdurend onderhevig is aan veranderingen vanuit Microsoft, ISO-, NIS- en overheidsrichtlijnen.”

Met de oplossing komt uiteindelijk ook een interessante add-on beschikbaar, geeft Pieter aan. “We kunnen CRM- en hr-koppelingen maken. Met AFAS bijvoorbeeld. Hoort hr dat er binnenkort iemand binnen de organisatie begint, dan wordt de nieuwe gebruiker via een workflow geactiveerd, en voor indiensttreding aangemaakt en klaargezet. Geen mogelijkheid meer om fouten te maken of zaken te vergeten.”

Minder handelingen, meer efficiëntie

Ook voor automatisering is een belangrijke rol weggelegd. De handmatige handelingen voor accountaanmaak, rechten toewijzen en omgevingsbeveiliging worden nu grotendeels vervangen door vooraf ingestelde workflows. “Voor de offboardingsprocedure moesten wij vroeger het seintje krijgen dat iemand op een bepaalde datum uit dienst zou gaan. Dan maakten wij een ticket voor die datum aan, om vervolgens de inbox om te zetten, het wachtwoord te wijzigen, het account uit te zetten, et cetera”, vertelt Pieter. “Dat gaat met de nieuwe werkwijze gestroomlijnder en efficiënter.”

De AvePoint-oplossing gaat alle partijen naar verwachting dus veel handelingen en tijd schelen. “Ook omdat onze supportcollega’s zo nodig via een dashboard zonder wachtwoorden, gebruikersnamen of authenticator makkelijk van tenant naar tenant doorklikken. Al met al een wijziging richting een efficiëntere en veiligere werkomgeving waarbij we zo optimaal mogelijk gebruik maken van wat er tegenwoordig mogelijk en noodzakelijk is.”

Meer weten over Microsoft 365-beheer? Neem dan contact met ons op.